“El número de casos se disparó de la noche a la mañana”
La pandemia de coronavirus ha planteado a GF grandes retos organizativos y estructurales. Muchos de ellos tuvieron que ser superados por el equipo de Corporate IT. Uwe Kühne, Chief Information Officer de GF, nos hace un resumen y una previsión de futuro.
¿Cómo ha influido la pandemia de coronavirus en el equipamiento de GF con herramientas de colaboración digital?
En el plazo de pocos días, una mayoría de los empleados de GF ya podía teletrabajar desde su casa u algún otro lugar fuera de GF. El mayor desafío, en un principio, fue preparar nuestros sistemas informáticos para el brusco aumento de uso. Me refiero, sobre todo, al acceso a la red de GF mediante una red privada virtual (VPN) y la colaboración a través de Microsoft Teams. El número de usuarios de MS Teams se disparó de la noche a la mañana, de un par de cientos a principios del año 2020 a más de 4000 a principios de julio. Durante ese tiempo tuvimos casi 40 000 reuniones virtuales, hicimos más de 50 000 llamadas y enviamos más de 600 000 mensajes por chats. Hoy en día, el trabajo diario ya es inimaginable sin MS Teams. Y sin la crisis por coronavirus, esta evolución seguro que hubiera sido más lenta.
© GF
Uwe Kühne es desde febrero de 2020 Chief Information Officer (CIO) a nivel corporativo de GF en Schaffhausen (Suiza). Entre sus tareas principales está la optimización de los recursos informáticos de GF, para permitir la armonización de procesos y plataformas en todo el mundo. Desde 2002, había ocupado diferentes cargos de TI a nivel corporativo y de división; entre otros, el de CIO de GF Casting Solutions durante los últimos tres años.
¿Cómo valora esta evolución?
Me alegro de que, gracias a la rápida introducción de MS Teams, la colaboración en GF se haya podido mantener a pesar del aumento del teletrabajo y del distanciamiento social.
Debido a la falta de tiempo de preparación, sin embargo, ha habido que reducir al mínimo importantes medidas complementarias. Es decir, no hemos podido implementar los cursos de formación presenciales y en línea ni la comunicación de apoyo, ya que la solución tenía que estar disponible lo antes posible. Esta circunstancia hace que se reciban sobre la marcha más preguntas de los empleados sobre la finalidad de MS Teams y su óptima utilización. Por eso, tenemos la intención a medio plazo de poner más información a disposición de los empleados. Los comentarios de los usuarios, no obstante, son positivos en general. Tengo la sensación de que todos son conscientes de que, sin una introducción rápida de MS Teams, no hubiera sido posible la colaboración durante los últimos meses.
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Desde su punto de vista, ¿cuál es el nivel de digitalización de GF?
GF cuenta ya con numerosas soluciones digitales que nos facilitan el día a día laboral. Aparte de las herramientas clásicas de procesamiento, como SAP ERP o Microsoft CRM, en GF se utilizan diversas soluciones para llevar a cabo diferentes procesos. Así que ya disponemos de bastantes herramientas digitales. Sin embargo, la introducción de nuevas herramientas para fines concretos o determinadas áreas funcionales solo supone hasta cierto punto un valor añadido. En el futuro tenemos que procurar que las nuevas herramientas, plataformas y aplicaciones se planifiquen, introduzcan y usen con un enfoque más amplio.
¿Puede explicarme eso más exactamente?
Contar con nuevas herramientas no nos hace automáticamente mejores. La tecnología por sí sola no supone ningún avance fundamental mientras nuestros procesos y nuestras formas de trabajar y de ver las cosas sigan como en la edad del papel. Tomemos como ejemplo los sistemas ERP que utilizamos en GF. Para estos existe una nueva solución del fabricante de software SAP con muchas funciones mejoradas o adicionales para digitalizar procesos, de las que GF podría beneficiarse. Sin embargo, si solo diéramos el paso tecnológico a la nueva plataforma, no bastaría. En vez de transferir tal cual los actuales procesos y estructuras establecidos a lo largo de décadas, tenemos que cuestionar los procesos existentes y ponerlos al día, puesto que hoy somos más globales y estamos más interconectados que nunca y queremos poder reaccionar con agilidad a los cambios que se van produciendo.
Hasta principios de julio se mantuvieron
reuniones virtuales en GF a través de Microsoft Teams.
Hasta principios de julio se realizaron
llamadas a través de MS Teams.
Hasta principios de julio se enviaron
mensajes en chats a través de Microsoft Teams.
¿En qué está trabajando ahora el equipo de Corporate IT?
El nuevo modo de trabajar más allá del puesto de oficina nos plantea nuevos desafíos; entre otros, los relativos a la protección y la seguridad de los datos. Por eso estamos eliminando posibles vulnerabilidades e introduciendo mecanismos de seguridad adicionales. La activación de la autenticación de múltiples factores (MFA) para aplicaciones en la nube a principios de julio fue un primer e importante paso en este sentido. Además, un nuevo Chief Information Security Officer (CISO) se va a ocupar de la protección de los sistemas informáticos propios de GF, actuando como punto de intersección con las áreas de protección de datos, gestión de riesgo y auditoría interna.
Aparte de estas actividades bastante técnicas, estamos intensificando la colaboración interdivisional en varias áreas. Juntos queremos sacar más partido a los sistemas informáticos y las aplicaciones de negocio utilizados.
¿Y qué pueden esperar los empleados en el futuro?
Estamos concibiendo una nueva red global que detecte a tiempo intrusiones enemigas en nuestros sistemas informáticos y que, a ser posible, las evite, reduciendo así posibles daños. Al mismo tiempo, la nueva red debe tener más en cuenta y apoyar el uso reforzado de servicios en la nube, es decir, en Internet.
Además, estamos rediseñado la manera en la que ponemos a disposición estaciones de trabajo en GF. Nuestro equipamiento actual, especialmente los ordenadores portátiles, tienen una configuración muy inflexible. Por eso estamos integrando más soluciones de nube de Microsoft, que nos ofrecen una mayor flexibilidad. De este modo pretendemos facilitar el aumento del trabajo móvil y digital y hacerlo posible para un mayor número de empleados.