« Le nombre d’utilisateurs a explosé du jour au lendemain »
La pandémie du coronavirus a confronté GF à d’importants défis structurels et organisationnels. L’équipe Corporate IT a dû en relever un grand nombre. Uwe Kühne, directeur des systèmes d’information chez GF, résume la situation et évoque l’avenir.
Quel a été l’impact de la pandémie du coronavirus sur l’équipement de GF en outils de collaboration numériques ?
En l’espace de quelques jours, la plupart des employés de GF ont pu travailler à distance – depuis chez eux ou dans un endroit autre que leur site GF. Notre plus grand défi a d’abord été d’adapter nos systèmes IT à la hausse très soudaine de leur utilisation. Je pense notamment à l’accès au réseau GF via le réseau virtuel privé (Virtual Private Network, VPN) et à la collaboration à l’aide de Microsoft Teams. Le nombre d’utilisateurs de MS Teams a explosé du jour au lendemain : il est passé de quelques centaines au début de l’année 2020 à plus de 4 000 début juillet. Durant cette période, nous avons eu près de 40 000 réunions virtuelles, 50 000 appels et plus de 600 000 messages de chat. MS Teams est aujourd’hui indispensable au travail quotidien. Sans la crise du coronavirus, cette évolution n’aurait très certainement pas été aussi rapide.
© GF
Depuis février 2020, Uwe Kühne est directeur des systèmes d’information (DSI) du groupe GF à Schaffhouse (Suisse). L’optimisation de l’environnement IT de GF, pour adopter des processus et plateformes harmonisés dans le monde entier, est l’une de ses missions principales. Uwe Kühne, qui a rejoint GF en 2002, a auparavant occupé divers postes liés à l’IT au niveau divisionnel et du groupe. Ces trois dernières années, il a notamment été DSI de GF Casting Solutions.
Que pensez-vous de cette évolution ?
Je suis heureux que, grâce à l’adoption rapide de MS Teams, nous ayons pu préserver la bonne collaboration au sein de GF malgré l’augmentation du télétravail et la distanciation sociale.
Toutefois, du fait du manque de temps de préparation, nous avons dû réduire des mesures d’accompagnement importantes au strict minimum. Cela signifie que nous n’avons pas pu mettre en place comme prévu les formations sur place et en ligne ni les opérations de communication, car nous avons dû mettre à disposition la solution aussi rapidement que possible. Les employés ont donc posé de nombreuses questions sur l’utilité de MS Teams ou encore sur son utilisation optimale. Nous prévoyons donc à moyen terme de leur fournir plus d’informations. Les retours des utilisateurs sont tout de même globalement positifs. J’ai le sentiment que tous savent que sans l’adoption rapide de MS Teams, il n’aurait pas été possible de collaborer efficacement ces derniers mois.
© GF
Selon vous, quel est le degré de numérisation de GF aujourd’hui ?
De nombreuses solutions numériques qui facilitent notre quotidien professionnel sont déjà employées chez GF. Outre les outils classiques comme SAP ERP ou Microsoft CRM, diverses solutions sont utilisées chez GF pour couvrir les différents processus. Nous sommes donc bien équipés en matière d’outils numériques. Néanmoins, adopter de nouvelles solutions à une seule fin ou pour un seul domaine n’apporte qu’une valeur ajoutée limitée. À l’avenir, nous devrons faire en sorte que les nouveaux outils, plateformes et applications numériques soient configurés et utilisés pour plusieurs domaines et objectifs.
Pourriez-vous être plus précis ?
Adopter de nouveaux outils ne nous rend pas automatiquement meilleurs. La technologie en soi ne représente aucun progrès substantiel. Si nos processus et notre manière de travailler et de penser restent les mêmes, nous n’évoluons pas. Prenons l’exemple des systèmes ERP que nous avons chez GF. Le développeur logiciel SAP a conçu pour cet outil une nouvelle solution apportant de nombreuses fonctionnalités améliorées pour la numérisation des processus. Cette solution pourrait profiter à GF. Adopter la nouvelle plateforme ne suffit cependant pas. Au lieu de transférer les processus et structures façonnés durant des décennies tels quels à un nouveau système, nous devrions plutôt repenser nos processus existants et les faire évoluer – car nous sommes actuellement plus internationaux et connectés que jamais et souhaitons réagir de manière agile aux changements.
réunions virtuelles ont eu lieu chez GF jusqu’à début juillet via Microsoft Teams.
appels ont été passés via MS Teams jusqu’à début juillet.
messages de chat ont été envoyés via MS Teams jusqu’à début juillet.
Sur quoi travaille l’équipe Corporate IT actuellement ?
Cette nouvelle manière de travailler à distance nous pose de nouveaux défis, en particulier en ce qui concerne la protection et la sécurité des données. Nous travaillons actuellement à la suppression d’éventuelles failles de sécurité et à la mise en place de mesures de sécurité supplémentaires. L’activation de l’authentification multifacteur (MFA) pour les applications cloud effectuée début juillet a été un premier et important pas dans cette direction. En outre, un nouveau responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) qui sera l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions liées aux domaines de la protection des données, du Risk Management et de l’audit interne va être chargé de la protection des systèmes d’information de GF.
Outre ces activités purement techniques, nous intensifions la collaboration interdivisionnelle dans divers domaines. Ensemble, nous voulons utiliser encore mieux les systèmes IT et applications professionnelles existants.
À quoi les employés peuvent-ils s’attendre à l’avenir ?
Nous concevons actuellement un nouveau réseau global qui pourra détecter précocement les intrusions malveillantes dans notre système IT, idéalement les empêcher et ainsi réduire les dommages éventuels. Dans le même temps, ce réseau servira à mieux prendre en compte et soutenir l’augmentation de l’utilisation de services cloud.
En ce moment, nous repensons également notre processus de mise à disposition des postes de travail chez GF. Nos équipements actuels, notamment les ordinateurs portables, sont encore très rigides dans leur configuration. C’est pourquoi nous intégrons davantage de solutions cloud de Microsoft qui nous offrent plus de flexibilité. De cette façon, nous voulons permettre à un plus grand nombre de nos employés de travailler de manière mobile et numérique, une tendance en pleine croissance.