“Il numero degli utenti è salito improvvisamente alle stelle”
Con la pandemia da coronavirus, GF ha dovuto affrontare grandi sfide organizzative e strutturali. Molte di queste hanno interessato il team dell’IT aziendale. Uwe Kühne, Chief Information Officer di GF, ci racconta come è andata e parla del futuro.
Qual è stato l’effetto della pandemia da coronavirus sull’infrastruttura di GF in seguito all’utilizzo degli strumenti di collaborazione digitali?
In pochi giorni, la maggior parte dei collaboratori GF ha iniziato a lavorare in modalità smart working, quindi da casa, oppure da altri luoghi al di fuori dell’azienda. Inizialmente la sfida più grande è stata adeguare la capacità dei nostri sistemi IT alla crescita repentina del numero degli utenti. Con questo, intendo soprattutto l’accesso alla rete GF attraverso il Virtual Private Network (VPN) e la collaborazione tramite Microsoft Teams. Il numero di utenti di MS Teams è letteralmente schizzato alle stelle: è passato da qualche centinaio all’inizio del 2020 a più di 4.000 a inizio luglio. In questo periodo, ci sono state quasi 40.000 riunioni virtuali, più di 50.000 chiamate e più di 600.000 chat. Oggi è ormai quasi impossibile lavorare senza MS Team. Se non ci fosse stata la crisi a causa del coronavirus, sicuramente questo sviluppo non si sarebbe verificato in tempi così rapidi.
© GF
Da febbraio 2020, Uwe Kühne è Chief Information Officer (CIO) del Gruppo presso GF a Sciaffusa (Svizzera). I suoi compiti principali includono l’ottimizzazione dell’ambiente IT di GF per consentire processi e piattaforme armonizzati a livello globale. Dal 2002, ha rivestito diverse funzioni IT a livello di Gruppo e di divisione e negli ultimi tre anni ha iniziato come CIO di GF Casting Solutions.
Come reputi questa evoluzione?
Sono contento che la rapida introduzione di MS Teams abbia consentito di mantenere quello spirito di collaborazione all’interno di GF nonostante lo smart working, sempre più diffuso, e il distanziamento sociale.
A causa delle tempistiche, siamo stati costretti a ridurre al minimo importanti misure di accompagnamento. Questo significa che non abbiamo potuto organizzare corsi di formazione, training online ed eventuali misure di comunicazione così come pianificato inizialmente: dovevamo mettere a disposizione la soluzione nel modo più rapido possibile. L’implementazione di questo strumento digitale ha portato all’aumento delle richieste da parte dei collaboratori sullo scopo effettivo di MS Teams oppure sul suo utilizzo ottimale. Per questo motivo, abbiamo intenzione di fornire ai collaboratori ulteriori informazioni a medio termine. Il riscontro generale degli utenti è comunque positivo. Ho la sensazione che tutti siano consapevoli che, senza la rapida introduzione di MS Teams, in questi ultimi mesi non sarebbe stato possibile collaborare.
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Secondo te, quanto è digitale oggi GF?
In GF sono già disponibili numerose soluzioni digitali che ci supportano nelle nostre attività lavorative di tutti i giorni. Oltre ai classici strumenti a sostegno dei processi, come SAP ERP oppure Microsoft CRM, GF prevede l’utilizzo di soluzioni diversificate per l’esecuzione di processi individuali. Come si può vedere, disponiamo già di validi strumenti digitali. Tuttavia l’introduzione di nuovi strumenti per uno scopo specifico oppure per un’intera area rappresenta un valore aggiunto limitato. In futuro, occorre prestare attenzione che nuovi strumenti, piattaforme e applicazioni digitali vengano pianificati, introdotti e utilizzati in un’ottica più ampia.
Potresti spiegarlo meglio?
L’avere dei nuovi strumenti non ci rende automaticamente migliori. La tecnologia da sola non rappresenta un concreto progresso se i nostri processi, la nostra visione e il nostro modo di lavorare sono uguali a quelli dell’era cartacea. Prendiamo, ad esempio, i sistemi ERP utilizzati in GF. Per questi, lo sviluppatore di software SAP ha previsto una nuova soluzione, da cui potrebbe trarre vantaggio anche GF, con molte funzioni aggiuntive o migliorate per la digitalizzazione dei processi. Tuttavia, se ci limitassimo al semplice “passaggio” tecnologico verso la nuova piattaforma, questo non sarebbe sufficiente. Invece di trasferire i processi e le strutture consolidatesi nel corso di decenni in un nuovo sistema in modo tale e quale, dobbiamo soprattutto mettere in discussione i processi esistenti e aggiornarli. Non siamo mai stati così globali e interconnessi come oggi e desideriamo più che mai reagire in modo flessibile ai cambiamenti.
Fino a inizio luglio, grazie a Microsoft Teams in GF sono state organizzate
riunioni virtuali.
Fino a inizio luglio, grazie a Microsoft Teams sono state fatte
chiamate.
Fino a inizio luglio, grazie a Microsoft Teams sono stati inviati più di
messaggi di chat.
A cosa sta lavorando attualmente il team dell’IT aziendale?
La nuova modalità di lavoro al di fuori dell’ufficio ci pone davanti a delle nuove sfide, anche in termini di protezione e sicurezza dei dati. Per questo motivo, attualmente stiamo cercando di colmare possibili lacune nella sicurezza e di introdurre meccanismi di protezione aggiuntivi. All’inizio di luglio, l’attivazione dell’autenticazione a più fattori (MFA) per le applicazioni basate su cloud ha rappresentato un primo passo importante in questa direzione. Inoltre, un nuovo Chief Information Security Officer (CISO) si occuperà della protezione dei nostri sistemi di informazione di GF e rappresenterà il punto di riferimento in materia di protezione dei dati, risk management e audit interno.
Oltre a queste iniziative meramente tecniche, intensifichiamo anche la collaborazione tra le diverse divisioni in più campi. Così facendo, tutti insieme vogliamo trarre il massimo dai sistemi IT e dalle applicazioni aziendali.
E cosa possono aspettarsi i dipendenti in futuro?
Attualmente stiamo sviluppando una nuova rete globale che rileva preventivamente l’introduzione di minacce nel nostro ambiente IT e, nella migliore delle ipotesi, le elimina riducendo anche possibili danni. Al contempo, la nostra nuova rete dovrà essere in grado di supportare al meglio l’utilizzo di servizi basati su cloud, quindi su Internet.
Inoltre stiamo rivedendo le modalità con cui vengono preparate le postazioni di lavoro in GF. I nostri attuali strumenti, in particolar modo i laptop, hanno una configurazione ancora troppo rigida. Per questo motivo, cerchiamo di integrare sempre di più soluzioni basate su cloud di Microsoft che ci offrono più flessibilità. Così facendo, vogliamo promuovere in modo crescente modalità di lavoro mobili e digitali e renderle accessibili a un numero sempre maggiore di collaboratori.