„Numărul utilizatorilor a explodat peste noapte”
Pandemia de coronavirus a pus GF în fața unor mari provocări organizatorice și structurale. Multe dintre ele au trebuit depășite de către echipa Corporate IT. Uwe Kühne, Chief Information Officer la GF, face un rezumat și aruncă o privire în viitor.
Ce efect a avut pandemia de coronavirus asupra dotării GF cu instrumente de colaborare digitale?
În decurs de câteva zile, mare parte din angajații GF lucrau deja de la distanță – adică de acasă sau dintr-un alt loc din afara GF. La început, cea mai mare provocare a fost pregătirea sistemelor noastre IT pentru utilizare intensă. Mă refer în primul rând la accesul la rețeaua GF prin Virtual Private Network (VPN) și colaborarea prin Microsoft Teams. Numărul de utilizatori MS Teams a explodat peste noapte: a crescut de la câteva sute la începutul anului 2020 la mai mult de 4.000 la începutul lui iulie. În acest timp am avut aproximativ 40.000 de ședințe virtuale, mai mult de 50.000 de apeluri și peste 600.000 de mesaje pe chat. În prezent, munca zilnică nu mai poate fi concepută fără MS Teams. Cu siguranță că fără criza coronavirus, această evoluție nu ar fi avut loc atât de rapid.
© GF
Uwe Kühne este, din februarie 2020, Chief Information Officer (CIO) la nivel de grup în cadrul GF Schaffhausen (Elveția). Sarcinile sale principale includ optimizarea mediului IT al GF, pentru a permite procese și platforme armonizate la nivel global. Din 2002 a lucrat în diferite funcții IT la nivel de grup și divizie, printre care, în ultimii trei ani, în calitate de CIO la GF Casting Solutions.
Cum apreciați această evoluție?
Mă bucur că, prin introducerea rapidă a MS Teams, am putut continua colaborarea în cadrul GF în ciuda activității desfășurate de acasă și a regulilor de distanțare fizică.
Totuși, având în vedere absența timpului de pregătire, a trebuit să reducem la minim importante măsuri de sprijin. Adică, nu am putut implementa conform planificării formările, instruirile online și comunicările programate inițial, deoarece a trebuit să furnizăm soluția cât mai repede posibil. Această situație a condus la primirea din partea angajaților a unui număr mult mai mare de întrebări referitoare la scopul efectiv al MS Teams sau la utilizarea sa optimă, acum în timpul utilizării curente. Prin urmare, intenționăm să punem la dispoziția angajaților, pe termen mediu, mai multe informații. Totuși, feedbackul general al utilizatorilor este pozitiv. Am sentimentul că toți conștientizăm faptul că fără introducerea rapidă a MS Teams, colaborarea din ultimele luni nu ar fi fost posibilă.
© GF
Cât de digitală este în prezent compania GF, din punctul dumneavoastră de vedere?
GF dispune deja de numeroase soluții digitale care ne ajută în activitatea zilnică. Pe lângă instrumentele clasice de susținere a proceselor, precum SAP ERP sau Microsoft CRM, sunt utilizate diverse soluții pentru acoperirea proceselor individuale. Prin urmare, suntem bine dotați cu instrumente digitale. Cu toate acestea, introducerea de noi instrumente în scopuri sau pentru domenii funcționale individuale aduce doar o valoare adăugată limitată. Pe viitor trebuie să avem grijă să planificăm, introducem și utilizăm noi instrumente digitale cu o utilizare mai largă.
Ne puteți oferi mai multe detalii?
Instrumentele noi nu ne fac automat mai buni. Tehnica în sine nu reprezintă un progres semnificativ, atât timp cât procesele, modurile noastre de lucru și perspectivele noastre sunt aceleași ca în timpul epocii bazate pe hârtii. Să ne gândim, de exemplu, la sistemele ERP, pe care le utilizăm la GF. producătorul de software SAP are pentru ele o nouă soluție, cu multe funcții de digitalizare a proceselor îmbunătățite sau suplimentare, de care ar profita și GF. Dar ar fi prea puțin doar să trecem la noua platformă. În loc să transferăm unu la unu într-un nou sistem procesele și structurile dezvoltate timp de decenii, trebuie să analizăm procesele noastre existente și să le aducem la un nou nivel – deoarece suntem mai globali și mai interconectați decât am fost vreodată și vrem să putem reacționa cu agilitate la schimbări.
de ședințe virtuale au avut loc la GF până la începutul lui iulie prin intermediul Microsoft Teams.
de discuții telefonice au fost purtate până la începutul lui iulie prin intermediul MS Teams.
de mesaje chat au fost trimise până la începutul lui iulie prin intermediul Microsoft Teams.
La ce lucrează în momentul de față echipa Corporate IT?
Noul mod de lucru în afara spațiului de birou ne pune în fața unor noi provocări, printre altele în ceea ce privește protecția și siguranța datelor. Prin urmare, lucrăm la acoperirea posibilelor breșe de securitate și introducerea unor mecanisme de securitate suplimentare. Activarea autentificării multi-factor (MFA) pentru aplicațiile cloud la începutul lui iulie a fost un prim pas important în această direcție. În plus, un nou Chief Information Security Officer (CISO) se va ocupa de protecția sistemelor noastre informatice proprii, ca interfață cu domeniile protecția datelor, managementul riscului și audit intern.
Pe lângă aceste activități destul de tehnice, intensificăm colaborarea în diferite domenii la nivelul mai multor divizii. Împreună dorim să valorificăm și mai bine sistemele IT și aplicațiile de afaceri utilizate.
La ce se pot aștepta angajații pe viitor?
În momentul de față concepem o nouă rețea globală, care să identifice din timp orice pătrundere ostilă în mediul nostru IT, iar la modul ideal să prevină asemenea pătrunderi, reducând astfel posibilele daune. În același timp, noua rețea trebuie să aibă în vedere și să sprijine mai bine utilizarea sporită de servicii din cloud, deci din internet.
În plus, reconfigurăm în momentul de față modul în care organizăm spațiile de lucru în cadrul GF. Dotările noastre actuale, în special de tip notebook, sunt încă destul de rigide ca și configurație. Prin urmare, integrăm mai mult soluții cloud de la Microsoft, care ne oferă mai multă flexibilitate. În acest fel dorim să susținem progresiv modul de lucru mobil și digital, pe care să îl punem la dispoziția unui număr mai mare de angajați.