“Kullanıcı sayıları bir günde patladı”
Koronavirüs pandemisi, GF’yi büyük organizasyonel ve yapısal zorluklarla karşı karşıya bıraktı. Kurumsal BT ekibi bunların birçoğunun üstesinden gelmek zorunda kaldı. GF’de iletişim kurulu başkanı olan Uwe Kühne, durumu özetliyor ve geleceğe yönelik değerlendirmelerde bulunuyor.
Koronavirüs pandemisi GF’nin dijital iş birliği araçlarıyla donatılması konusunda ne gibi bir etkiye sahip oldu?
Birkaç gün içinde GF çalışanlarının büyük kısmı uzaktan, yani evden veya GF dışındaki başka bir yerden çalışabilir hale gelmişti bile. En büyük zorluk ilk önce BT sistemlerimizi aniden artan kullanıma yeterli hale getirmek oldu. Bununla en çok Virtual Private Network (VPN) kullanarak GF ağına erişimi Microsoft Teams üzerinden işbirliği yapılmasını kastediyorum. MS Teams kullanıcı sayıları bir gecede tabiri caizse patladı: 2020 yılının başında birkaç yüzken Temmuz başında 4 bini geçti. Bu süre içinde neredeyse 40 bin sanal toplantı, 50 binden fazla görüşme ve 600 bin üzerinde sohbet mesajı gerçekleştirdik. MS Teams olmayan bir iş hayatı artık düşünülemez hale geldi. Korona krizi olmasa bu gelişme kesinlikle bu kadar hızlı olmazdı.
© GF
Uwe Kühne, Şubat 2020’den bu yana Schaffhausen’de (İsviçre) GF’de şirketler grubu düzeyinde iletişim kurulu başkanı olarak çalışıyor. Ana görevleri arasında dünya çapında süreçlerin ve platformların uyumlu hale getirilebilmesi için GF’nin BT altyapısını optimize etmek yer alıyor. 2002 yılından bu yana zaten şirketler grubu ve şube düzeyinde çeşitli BT görevlerinde yer almıştı, bunun son üç yılında GF Casting Solutions iletişim kurulu başkanıydı.
Bu gelişmeyi nasıl değerlendiriyorsunuz?
Ev ofisten çalışma oranının artması ve sosyal mesafeye rağmen hızlı bir şekilde MS Teams kullanmaya başlayarak GF’deki işbirliğini sürdürebilmiş olmamızdan dolayı mutluyum.
Yine de herhangi bir hazırlanma süresi olmadığı için bunun gerektirdiği önemli tedbirleri asgari düzeyde tutmak zorunda kaldık. Yani ilk başta planladığımız kursları, çevrimiçi eğitimleri ve bunun gerektirdiği duyuruları planlandığı gibi gerçekleştiremedik, çünkü en hızlı şekilde çözüm sunmamız gerekiyordu. Bu durum şu anda devam eden çalışmalar sırasında çalışanların MS Teams’in asıl amacının ne olduğu veya en iyi şekilde nasıl kullanıldığı gibi konularda daha fazla soru sormalarına neden oluyor. Bu nedenle orta vadede çalışanlara başka bilgiler sunmayı amaçlıyoruz. Ancak kullanıcılardan gelen genel geri bildirim olumlu. Herkesin bir şeyin farkında olduğunu düşünüyorum: MS Teams hızlı bir şekilde kullanılmaya başlamasaydı geçtiğimiz aylarda birlikte çalışmamız mümkün olmazdı.
© GF
Sizce GF bugün ne kadar dijital?
GF’de halihazırda günlük iş yaşantımızda bize destek olan birçok dijital çözüm var. SAP kurumsal kaynak planlaması sistemi veya Microsoft CRM gibi süreçlerin desteklenmesine yönelik klasik araçların dışında GF’ye özel süreçleri kapsayacak çok yönlü çözümler de kullanılıyor. Yani şimdiden dijital araçlar konusunda oldukça iyi durumdayız. Elbette tek bir amaç veya görev alanı için yeni araçlar kullanmaya başlamak sınırlı bir katma değer teşkil ediyor. Gelecekte yeni dijital araçların, platformların ve uygulamaların daha geniş bir odak noktasıyla planlanmasına ve kullanılmaya başlamasına dikkat etmeliyiz.
Daha ayrıntılı açıklayabilir misiniz?
Yeni araçlar bizi otomatik olarak daha iyi hale getirmiyor. Süreçlerimiz, çalışma şeklimiz ve algımız hala eski kağıt dünyasındaki gibi kaldığı zaman teknoloji tek başına bir ilerleme teşkil etmiyor. Örneğin GF’de kullandığımız kurumsal kaynak planlaması sistemlerine bakalım. Bu sistemler için SAP yazılım üreticisi tarafından süreçlerin dijitalleştirilmesine yönelik sunulan, birçok iyileştirilmiş veya ek fonksiyona sahip ve GF’nin de yararlanabileceği yeni bir çözüm var. Ancak yeni platforma geçerek sadece teknolojik bir adım atarsak bu yeterli olmaz. Onlarca yıldır alışılmış eski süreçleri ve yapıları bire bir yeni bir sisteme aktarmak yerine mevcut süreçlerimizi sorgulamamız yeni bir seviyeye çıkarmamız gerekiyor, çünkü artık daha önce hiç olmadığı kadar küresel ve bağlantılı bir haldeyiz ve değişikliklere hızlı yanıt verebilmek istiyoruz.
Temmuz ayı başına kadar GF’de Microsoft Teams üzerinden
sanal toplantı gerçekleştirildi.
Temmuz ayı başına kadar MS Teams üzerinden
üzerinde telefon görüşmesi yapıldı.
Temmuz ayı başına kadar Microsoft Teams üzerinden
sohbet mesajı gönderildi.
Kurumsal BT ekibi şu anda hangi konu üzerinde çalışıyor?
İş yerindeki ofislerin ardındaki çalışma biçimi karşımıza aralarında veri koruma ve veri güvenliği de bulunan yeni zorluklar çıkarıyor. O nedenle şu anda olası güvenlik açıklarını kapatıyoruz ve ilave güvenlik mekanizmalarını hayata geçiriyoruz. Temmuz ayı başında bulut uygulamaları için çok faktörlü doğrulamanın (MFA) etkinleştirilmesi bu yönde atılan ilk ve önemli bir adımdı. Ayrıca veri koruma, risk yönetimi ve kurum içi denetim bölümleri arasında arabirim görevi görecek yeni bir bilgi güvenliği kurulu başkanı GF’ye ait bilgi sistemlerinin korunmasıyla ilgilenecek.
Oldukça teknik bu faaliyetlerin dışında farklı alanlarda şubeler arası işbirliğini yoğunlaştırıyoruz. Böylece hep birlikte kullanılan BT sistemlerinden ve ticari uygulamalardan daha fazla yararlanmak istiyoruz.
Peki çalışanlar gelecekten neler beklemeli?
Şu anda BT sistem altyapımıza kötü amaçlı sızma girişimlerini erkenden algılayacak ve hatta mümkünse önleyecek ve böylece olası zararları azaltacak yeni bir küresel ağ tasarlıyoruz. Bu yeni ağın aynı zamanda daha fazla kullanılmaya başlamış olan bulut, yani internet üzerindeki hizmetlerin daha iyi bir şekilde göz önünde bulundurması ve desteklemesi amaçlanıyor.
Ayrıca GF’de çalışma yerlerini nasıl temin ettiğimizi yeniden tasarlıyoruz. Özellikle de notebook bilgisayarlar olmak üzere şu anki donanımımız hala oldukça hareketsiz. Bu nedenle giderek daha yoğun bir şekilde bize daha fazla esneklik sağlayan Microsoft bulut çözümleri entegre ediyoruz. Bu şekilde giderek daha mobil ve seyyar hale gelen çalışma biçimine destek olmak ve bunu çalışanlarımızın büyük bir kısmı için mümkün kılmak istiyoruz.