“用户数量在一夜之间激增”
新冠病毒大流行给 GF 带来了组织和结构方面的巨大挑战。公司的 IT 团队不得不应对其中出现的许多问题。GF 首席信息官 Uwe Kühne 对此进行了总结并展望了未来。
新冠病毒大流行怎样影响了 GF 使用数字协作工具？
几天之内，GF 的大多数员工已经能够在家中或 GF 之外的其他位置进行远程工作。最大的挑战是首先使我们的 IT 系统适应不断增长的需求。我的意思是，这主要涉及通过虚拟专用网络 (VPN) 访问 GF 网络，并通过 Microsoft Teams 进行协作。可以这么说，MS Teams 的用户数量在一夜之间激增：人数从 2020 年初的几百人增加到七月初的 4,000 多人。在此期间，我们处理了近 40,000 次虚拟会议，超过 50,000 次通话和超过 600,000 条聊天消息。MS Teams 已成为当今日常工作不可或缺的一部分。没有新冠危机，这一发展肯定不会那么快发生。
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Uwe Kühne 自 2020 年 2 月起担任沙夫豪森（瑞士）GF 的首席信息官 (CIO)。他的主要任务之一是优化 GF 的 IT 环境，以在全球范围内协调流程和平台。自 2002 年以来，他一直在集团和事业部级别的各种 IT 部门工作，包括最近三年担任 GF Casting Solutions 的 CIO。
您如何评价这一发展？
我很高兴，尽管增加了家庭办公室工作和社交距离，但迅速引入 MS Teams 使我们得以维持 GF 的协同合作。
但是，由于缺乏准备时间，我们不得不将重要的附带措施减少到最低限度。这意味着我们无法按计划实施原定计划的培训课程、在线培训和附带的沟通环节，因为我们必须尽快提供解决方案。缺乏培训的这一现状在运营中导致有越来越多的员工询问 MS Teams 的实际用途或在操作过程中的最佳用法。因此，我们打算在中期为员工提供更多信息。但是，用户的普遍反馈是正面的。我认为每个人都意识到了，如果不迅速引入 MS Teams，在过去几个月内我们就无法协同合作。
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从您的角度来看，目前 GF 达到了怎样的数字化程度？
GF 已经拥有众多数字解决方案，可在日常工作中为我们提供支持。除了用于流程支持的经典工具（例如 SAP ERP 或 Microsoft CRM）之外，GF 还使用广泛的解决方案来覆盖个性化流程。因此，我们已经有了众多数字工具可以使用。但是，为单一目的或功能领域引入新工具仅代表有限的附加值。将来，我们必须确保在规划、引入和使用新的数字化工具、平台和应用程序时具有更广阔的视野。
您能详细解释一下吗？
新工具并不能自动使我们变得更好。只要我们的流程、工作方法和观点还与使用纸张办公的旧时代相同，仅技术本身并不能代表重大进步。以我们在 GF 使用的 ERP 系统为例。软件制造商 SAP 为此系统提供了一个新的解决方案，其中具有许多改进或附加的过程数字化功能，GF 也将从中受益。但是，如果我们仅在新平台上采取这些技术步骤，那还远远不够。我们不仅要简单地将目前为止已经发展了数十年的流程和结构一对一地转移到新系统中，还必须对现有流程刨根问底，并将其提升到一个新的水平——因为我们比以往任何时候都更全球化和网络化，并且希望能够对变化做出敏捷的反应。
截至七月初，GF 通过 Microsoft Teams 举行了
场虚拟会议。
截至七月初，已通过 MS Teams 进行了
次通话。
截至七月初，已通过 Microsoft Teams 发送了
条聊天消息。
企业 IT 团队目前正在做什么？
在办公场所之外的全新工作方式给我们带来了新的挑战，包括数据保护和数据安全性。因此，我们目前正在弥补可能的安全漏洞并引入其他安全机制。在七月初激活针对云应用程序的多因素身份验证 (MFA) 是朝这个方向迈出的第一步，也是重要的一步。此外，新的首席信息安全官 (CISO) 将充当数据保护、风险管理和内部审计领域的衔接人员，以保护我们 GF 自身的信息系统。
除了这些相当技术性活动外，我们还在各个领域加强跨部门合作。我们一致希望从使用的 IT 系统和业务应用程序中获得更多收益。
员工们对未来有什么期望？
我们目前正在设计一个新的全球网络，可以及早发现对我们 IT 系统布局的恶意入侵，在理想情况下避免这种情况发生，从而减少可能的破坏。同时，新的网络应当更周全地考虑更多使用来自云端（即来自互联网）的服务并对其进行支持。
我们目前还在重新设计我们在 GF 提供工作的方式。我们当前的设备，尤其是笔记本电脑，在其配置方面仍然非常僵硬。因此，我们正在增强集成 Microsoft 云解决方案，从而为我们提供更大的灵活性。通过这种方式，我们希望进一步支持移动和数字化的工作方式，并使其适合我们的大部分员工。